Dokumentasi Resmi

📘 Panduan Pengguna Aplikasi PRIMA

Sistem Manajemen Prestasi Mahasiswa — Panduan lengkap untuk semua jenis pengguna

👨‍🎓 Mahasiswa 🔍 Operator ⚙️ Admin Pusat

1 Pendahuluan

PRIMA (Sistem Prestasi Mahasiswa) adalah platform terpadu untuk pencatatan, verifikasi, dan pelaporan prestasi mahasiswa yang terintegrasi dengan data Belmawa Kemendikbud.

Fitur Utama

🔄
Sinkronisasi Otomatis

Data prestasi dari Kemendikbud ditarik secara otomatis dari sistem Belmawa.

🔍
Verifikasi Multi-Level

Prestasi diverifikasi oleh Operator sebelum divalidasi ke sistem.

📊
Laporan & Statistik

Dashboard komprehensif berisi ringkasan data prestasi seluruh mahasiswa.

Jenis Pengguna

⚙️ Admin Pusat

Akses tertinggi: manajemen pengguna, master data, sinkronisasi Belmawa, dan verifikasi akhir (pusat).

🔍 Operator Fakultas

Verifikasi tahap pertama: menyetujui atau menolak pengajuan mahasiswa di tingkat fakultas.

🎓 Operator Prodi

Manajemen mahasiswa: mendaftarkan mahasiswa (registrasi), import data, dan monitoring prodi.

👨‍🎓 Mahasiswa

Input data: melaporkan prestasi mandiri, rekognisi, dan sertifikat yang diraih.

2 Alur Registrasi Mahasiswa

Mahasiswa tidak melakukan registrasi akun secara mandiri. Akun mahasiswa dibuat oleh **Operator Prodi** atau **Admin Pusat**.

Manajemen Data Mahasiswa

Langkah Registrasi (oleh Operator)

  1. Operator masuk ke menu **Master Data > Mahasiswa**
  2. Klik **"+ Tambah Mahasiswa"** untuk input manual atau **"Import Excel"** untuk pendaftaran massal
  3. Sistem otomatis membuatkan akun Login (User) dengan role Mahasiswa
  4. Mahasiswa dapat login menggunakan NIM atau Email yang telah didaftarkan
⚠️

Mahasiswa yang belum memiliki akses login harap segera menghubungi Operator Program Studi masing-masing dengan membawa bukti identitas (KTM/NIM).

3 Login ke Aplikasi

Untuk mengakses aplikasi PRIMA, buka browser dan navigasi ke alamat aplikasi.

Halaman Login PRIMA

Langkah Login

  1. Buka halaman login di browser Anda
  2. Masukkan Username / Email pada kolom yang tersedia
  3. Masukkan Password pada kolom password
  4. Klik ikon 👁 (mata) untuk menampilkan/menyembunyikan password (opsional)
  5. Klik tombol "Masuk" untuk login
💡

Tips: Jika Anda lupa password, hubungi Operator atau Admin untuk melakukan reset password. Setelah berhasil login, Anda akan langsung diarahkan ke Dashboard sesuai role akun Anda.

4 Panduan Mahasiswa

3.1 Dashboard Mahasiswa

Setelah login, mahasiswa akan melihat halaman Dashboard Mahasiswa yang menampilkan ringkasan seluruh prestasi.

Dashboard Mahasiswa

Komponen Dashboard

Bagian Keterangan
Sidebar (kiri) Menu navigasi ke seluruh fitur: Prestasi Belmawa, Prestasi Mandiri, Rekognisi, Sertifikat, dan Profil Saya
Stat Cards (atas) 4 kartu statistik menampilkan jumlah total: Prestasi Belmawa, Prestasi Mandiri, Rekognisi, dan Sertifikat
Status Prestasi Mandiri Tabel breakdown status: Draft Menunggu Diverifikasi Ditolak
Aktivitas Terbaru Daftar prestasi terbaru dengan tombol "Tambah Sekarang"
Topbar (atas) Menampilkan nama pengguna, role, dan ikon notifikasi

Cara Menggunakan Dashboard

  1. Lihat jumlah total prestasi di kartu statistik bagian atas
  2. Cek status verifikasi prestasi mandiri di panel Status Prestasi Mandiri
  3. Klik "+ Tambah Prestasi" untuk menambah data prestasi mandiri baru
  4. Klik "Tambah Sekarang" di panel Aktivitas Terbaru
  5. Klik "Lihat semua →" untuk melihat semua aktivitas

3.2 Prestasi Belmawa

Halaman ini menampilkan daftar prestasi yang ditarik otomatis dari sistem Belmawa Kemendikbud.

Prestasi Belmawa - Mahasiswa
ℹ️

Data dengan label AUTO-SYNCED ditarik otomatis dari sistem Belmawa. Anda juga dapat menambahkan data secara mandiri jika terdapat prestasi yang belum tercatat.

Kolom Tabel

Kolom Keterangan
Nama Kompetisi Nama kompetisi/lomba yang diikuti
Kategori Kategori kompetisi
Peringkat Peringkat yang diraih
Tahun Tahun kompetisi
Status Status verifikasi data
Aksi Tombol untuk melihat, mengedit, atau menghapus data

Langkah Menambah Data

  1. Klik tombol "+ Tambah Data" di pojok kanan atas
  2. Isi formulir data prestasi Belmawa
  3. Klik "Simpan" untuk menyimpan data

3.3 Prestasi Mandiri

Halaman ini digunakan untuk mengelola prestasi yang Anda input secara mandiri (di luar data Belmawa).

Prestasi Mandiri - Mahasiswa

Status Pengajuan

📝 Draft
→
⏳ Menunggu
→
✅ Diverifikasi
|
❌ Ditolak

Alur Pengajuan

  1. Klik "+ Tambah Data" untuk membuat pengajuan baru
  2. Isi semua kolom yang diperlukan (nama, level, peringkat, tanggal, bukti)
  3. Simpan sebagai Draft atau langsung Ajukan ke Operator
  4. Data yang diajukan berstatus "Menunggu" verifikasi
  5. Operator akan me-review dan mengubah status menjadi Diverifikasi atau Ditolak
  6. Jika ditolak, Anda dapat mengedit dan mengajukan kembali

3.4 Rekognisi

Halaman ini menampilkan data rekognisi (pengakuan/penghargaan) yang Anda terima.

Rekognisi - Mahasiswa

Kolom Tabel

Kolom Keterangan
Nama Rekognisi Nama penghargaan/rekognisi
Jenis Jenis rekognisi
Level Level pengakuan
Tanggal Tanggal diterima
Status Status verifikasi
Aksi Tombol Edit dan Hapus

Langkah Menambah Rekognisi

  1. Klik "+ Tambah Data"
  2. Isi detail rekognisi yang diterima
  3. Unggah dokumen bukti (jika diperlukan)
  4. Klik "Simpan"

3.5 Sertifikat

Halaman ini digunakan untuk mengelola sertifikat dan kompetensi yang Anda miliki.

Sertifikat - Mahasiswa

Langkah Menambah Sertifikat

  1. Klik "+ Tambah Data"
  2. Isi informasi sertifikat: nama, penyelenggara, level, tanggal
  3. Unggah file scan sertifikat (jika diperlukan)
  4. Klik "Simpan"

5 Panduan Operator

4.1 Dashboard Operator

Setelah login sebagai Operator, Anda akan melihat Dashboard Operator yang menampilkan ringkasan data yang menunggu verifikasi.

Dashboard Operator
Bagian Keterangan
Stat Cards (atas) 4 kartu statistik: Total Pending, Prestasi Mandiri, Rekognisi, dan Sertifikat yang menunggu verifikasi
Menunggu Verifikasi Panel daftar pengajuan prestasi mandiri yang membutuhkan verifikasi
Sidebar Menu navigasi: Verifikasi (Belmawa, Mandiri, Rekognisi, Sertifikat), Log Verifikasi, dan Profil

4.2 Verifikasi Prestasi Belmawa

Halaman ini menampilkan daftar pengajuan prestasi Belmawa yang diinput oleh mahasiswa dan memerlukan review.

Verifikasi Belmawa - Operator

Langkah Verifikasi

  1. Klik tombol "Detail" pada baris pengajuan yang ingin diverifikasi
  2. Periksa data dan dokumen bukti yang dilampirkan
  3. Pilih tindakan: ✅ Setujui jika data valid, atau ❌ Tolak dengan menyertakan alasan penolakan

4.3 Verifikasi Prestasi Mandiri

Halaman ini menampilkan daftar pengajuan prestasi mandiri yang perlu diverifikasi.

Verifikasi Prestasi Mandiri - Operator

Proses Verifikasi

  1. Klik "Detail" pada pengajuan yang ingin di-review
  2. Cek kelengkapan data dan keaslian bukti
  3. Klik "Setujui" atau "Tolak" dengan memberikan catatan/alasan

4.4 Verifikasi Rekognisi

Halaman ini menampilkan daftar pengajuan rekognisi yang memerlukan verifikasi.

Verifikasi Rekognisi - Operator
ℹ️

Proses verifikasi sama dengan prestasi mandiri — klik Detail, periksa data, lalu pilih Setujui atau Tolak.

4.5 Verifikasi Sertifikat

Halaman ini menampilkan daftar pengajuan sertifikat yang memerlukan verifikasi. Kolom yang tersedia:

  • Mahasiswa — Nama dan NIM mahasiswa
  • Nama Sertifikasi — Nama sertifikat yang diajukan
  • Level — Level sertifikasi
  • Tanggal — Tanggal terbit sertifikat
  • Status — Status verifikasi
  • Aksi — Tombol untuk melihat detail dan verifikasi

4.6 Log Verifikasi

Halaman ini menampilkan riwayat semua pengajuan yang sudah diproses (disetujui atau ditolak).

Kolom Keterangan
Waktu Tanggal dan waktu verifikasi dilakukan
Mahasiswa Nama dan NIM mahasiswa
Tipe Jenis prestasi (Belmawa, Mandiri, Rekognisi, Sertifikat)
Item Nama item yang diverifikasi
Status Hasil verifikasi (Diverifikasi / Ditolak)

6 Panduan Admin Pusat

5.1 Dashboard Admin

Dashboard Admin menampilkan statistik keseluruhan sistem dengan informasi yang lebih komprehensif.

Bagian Keterangan
6 Stat Cards Menampilkan jumlah: Mahasiswa, Belmawa, Mandiri, Rekognisi, Sertifikat, dan Pending
Distribusi Level Grafik batang distribusi level prestasi mandiri (Lokal, Regional, Nasional, Internasional)
Aksi Cepat 4 tombol shortcut: Sinkronisasi Belmawa, Manajemen Pengguna, Log Sinkronisasi, Data Mahasiswa

Sidebar Menu Admin

Kategori Menu
Data Prestasi Belmawa, Prestasi Mandiri, Rekognisi, Sertifikat
Sinkronisasi Sinkronisasi Belmawa, Log Sinkronisasi
Manajemen Pengguna, Mahasiswa
Akun Profil Saya

5.2 Data Belmawa

Admin dapat melihat seluruh data prestasi Belmawa dari semua mahasiswa, menambahkan data secara manual, dan menghapus data.

  • Tabel berisi seluruh data prestasi Belmawa dari semua mahasiswa
  • Tombol "+ Tambah Data" untuk menambahkan data baru
  • Tombol Hapus pada setiap baris untuk menghapus data

5.3 Data Prestasi Mandiri

Admin dapat melihat seluruh data prestasi mandiri dari semua mahasiswa beserta statusnya.

5.4 Data Rekognisi

Admin dapat melihat seluruh data rekognisi dari semua mahasiswa.

5.5 Data Sertifikat

Admin dapat melihat seluruh data sertifikat dari semua mahasiswa.

5.6 Sinkronisasi Data

Halaman ini digunakan untuk menarik (sinkronisasi) data terbaru dari sistem eksternal.

Sumber Data

Sumber Keterangan
Belmawa Kemendikbud Data Prestasi Mahasiswa Nasional & Internasional (Puspresnas)
Sistem Akademik (SIAK) Data Profil Mahasiswa, Prodi, dan Status Akademik Aktif
Puslapdik KIP-K Verifikasi status penerima beasiswa KIP-Kuliah

Cara Sinkronisasi

  1. Buka halaman Sinkronisasi Belmawa dari sidebar
  2. Pada kartu sumber data yang ingin disinkronkan, klik tombol "Sinkronkan"
  3. Tunggu proses sinkronisasi selesai
  4. Cek hasilnya di halaman Log Sinkronisasi
⚠️

Penting: Proses sinkronisasi memerlukan koneksi ke sistem eksternal. Pastikan koneksi internet stabil saat melakukan sinkronisasi.

5.7 Log Sinkronisasi

Halaman ini menampilkan riwayat semua proses sinkronisasi yang telah dilakukan, termasuk status keberhasilan, waktu mulai/selesai, dan jumlah data yang disinkronkan.

5.8 Manajemen Pengguna

Admin dapat mengelola seluruh akun pengguna pada sistem:

  • Melihat daftar semua pengguna (Mahasiswa, Operator, Admin)
  • Menambahkan pengguna baru
  • Mengubah role pengguna
  • Menonaktifkan/menghapus akun

5.9 Data Mahasiswa

Admin dapat melihat daftar seluruh data mahasiswa yang terdaftar dalam sistem:

  • NIM dan Nama lengkap
  • Program studi & Fakultas
  • Status akademik

7 Fitur Umum

Fitur-fitur berikut tersedia untuk semua role pengguna.

6.1 Notifikasi

Sistem PRIMA memiliki fitur notifikasi real-time yang menginformasikan perubahan status atau aktivitas penting.

Cara Mengakses

  1. Klik ikon 🔔 (lonceng) di pojok kanan atas topbar
  2. Dropdown notifikasi menampilkan hingga 5 notifikasi terbaru
  3. Klik notifikasi untuk melihat detailnya
  4. Klik "Tandai semua dibaca" untuk menandai semua notifikasi
  5. Klik "Lihat Semua Notifikasi" untuk halaman notifikasi lengkap

Jenis Notifikasi

Notifikasi Keterangan
✅ Pengajuan Diverifikasi Prestasi Anda telah disetujui oleh Operator
❌ Pengajuan Ditolak Prestasi Anda ditolak (beserta alasan)
🔄 Data Disinkronkan Data baru telah disinkronkan dari sistem eksternal
📢 Pengumuman Informasi penting dari Admin
💡

Notifikasi baru akan muncul sebagai toast popup di pojok kanan bawah layar secara otomatis. Angka badge merah di ikon lonceng menunjukkan jumlah notifikasi yang belum dibaca.

6.2 Profil Pengguna

Halaman profil dapat diakses melalui menu "Profil Saya" di sidebar bagian bawah. Fitur meliputi melihat informasi akun (nama, email, role) dan mengubah data profil.

6.3 Logout

  1. Klik ikon logout (➡️) di bagian bawah sidebar, di sebelah kanan informasi akun Anda
  2. Anda akan diarahkan kembali ke halaman login
⚠️

Penting: Selalu logout setelah selesai menggunakan aplikasi, terutama jika menggunakan komputer publik/bersama.

📊 Struktur Navigasi Aplikasi

Diagram Navigasi Berdasarkan Role Pengguna
graph TD A([🔐 Login]) --> B{Role?} B -->|Mahasiswa| C[📊 Dashboard Mahasiswa] B -->|Operator| D[📊 Dashboard Operator] B -->|Admin Pusat| E[📊 Dashboard Admin] C --> C1[🏆 Prestasi Belmawa] C --> C2[📝 Prestasi Mandiri] C --> C3[🎖️ Rekognisi] C --> C4[📜 Sertifikat] C --> C5[👤 Profil Saya] D --> D1[✅ Verifikasi Belmawa] D --> D2[✅ Verifikasi Mandiri] D --> D3[✅ Verifikasi Rekognisi] D --> D4[✅ Verifikasi Sertifikat] D --> D5[📋 Log Verifikasi] D --> D6[👤 Profil Saya] E --> E1[📂 Data Belmawa] E --> E2[📂 Data Mandiri] E --> E3[📂 Data Rekognisi] E --> E4[📂 Data Sertifikat] E --> E5[🔄 Sinkronisasi] E --> E6[📋 Log Sinkronisasi] E --> E7[👥 Manajemen Pengguna] E --> E8[🎓 Data Mahasiswa] E --> E9[👤 Profil Saya] style A fill:#1e40af,color:#fff,stroke:#1e40af style B fill:#4f46e5,color:#fff,stroke:#4f46e5 style C fill:#dbeafe,stroke:#3b82f6,color:#1e3a8a style D fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#14532d style E fill:#f3e8ff,stroke:#a855f7,color:#581c87

🔄 Alur Kerja Prestasi Mandiri

Flowchart Pengajuan & Verifikasi Multi-Level
flowchart LR A([👨‍🎓 Mahasiswa\nInput Data]) --> B[📝 Status:\nDraft] B --> C[📤 Mahasiswa\nAjukan] C --> D[⏳ Status:\nMenunggu] D --> E{🔍 Operator\nFakultas} E -->|✅ Setujui| F[🏢 Status:\nDisetujui Fakultas] E -->|❌ Tolak| G([❌ Status:\nDitolak]) F --> H{⚙️ Admin\nPusat} H -->|✅ Setujui| I([✅ Status:\nDiverifikasi]) H -->|❌ Tolak| G G --> J[✏️ Mahasiswa\nEdit & Ajukan Ulang] J --> D style A fill:#dbeafe,stroke:#3b82f6,color:#1e3a8a style B fill:#f1f5f9,stroke:#94a3b8,color:#475569 style C fill:#dbeafe,stroke:#3b82f6,color:#1e3a8a style D fill:#fef9c3,stroke:#f59e0b,color:#92400e style E fill:#f3e8ff,stroke:#a855f7,color:#581c87 style F fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#14532d style G fill:#fee2e2,stroke:#ef4444,color:#991b1b style H fill:#f3e8ff,stroke:#a855f7,color:#581c87 style I fill:#dcfce7,stroke:#22c55e,color:#14532d style J fill:#dbeafe,stroke:#3b82f6,color:#1e3a8a
📘 PRIMA v1.0 — Sistem Manajemen Prestasi Mahasiswa Diperbarui: 11 Maret 2026